Während alle über KI reden, ertrinkt Deutschland in Papier

Gastbeitrag von Maxime Werner*

Unter Digitalisierungsdienstleistern kursiert eine Faustregel: Sag mir, wie alt das Unternehmen ist, und ich sage dir, wie viele Kellermeter Akten du dort findest. Pro Jahrzehnt Firmenhistorie zwischen 50 und 200 laufende Meter. Bei einem Mittelständler mit 40 Jahren auf dem Buckel reichen die Aktenmeter oft, um eine kleine Stadtbibliothek zu füllen.

Draußen in den Talkshows übernimmt derweil die KI das Kommando. In den Strategiepapieren regiert die „datengetriebene Transformation“ durch. Auf den IT-Messen wird der gefühlt 38. ChatGPT-Wrapper als Innovation verkauft. Ein paar Treppen tiefer, im Aktenkeller, sieht die Realität anders aus. Da stehen Pendelordner aus den Neunzigern, in denen Personalakten, Verträge, Eingangsrechnungen, Konstruktionszeichnungen und Steuerunterlagen ihr stilles Leben fristen, bis irgendwann die Aufbewahrungsfrist abläuft oder, häufiger, eine Außenprüfung das ganze Material wieder zum Leben erweckt.

Die Diskrepanz hat etwas Tragikomisches. Auf der Vorstandsebene werden Slidedecks über Predictive Maintenance und KI-gestützte Entscheidungsfindung gehalten. Im Keller schiebt jemand einen Hubwagen mit Ordnern durch die Gänge, weil die Buchhaltung einen Beleg von 2017 sucht. Beide Welten haben miteinander nichts zu tun. Und genau das ist das Problem.

Denn KI braucht Futter. Daten. Und zwar nicht nur die hübschen, strukturierten, im SAP gepflegten, sondern auch die schmuddeligen, in Aktenordnern verschütteten. Solange ein Unternehmen seine eigene Vergangenheit physisch im Keller liegen hat, hat es einen toten Fleck im Datenbestand. Die KI hat keinen Zugriff. Die ERP-Migration hat ihn ignoriert. Das DMS sieht ihn nicht. Und der einzige Kollege, der weiß, wo Vertrag XY abgeheftet ist, geht in zwei Jahren in Rente.

Besonders pikant wird das gerade in der KI-Welle. Jeder zweite Mittelständler träumt aktuell von einem Enterprise-RAG-System, das Verträge findet, Kreditorenkorrespondenz auswertet und Konstruktionsdokumente befragt. Aber RAG braucht erstmal das R: Retrieval. Und Retrieval setzt voraus, dass die Quelle digital, durchsuchbar und indexiert vorliegt. Ein in Klarsichtfolie geschobener Schriftverkehr aus 2014 erfüllt diese Bedingung nicht. Eine KI kann noch so klug sein – sie kann nicht lesen, was nicht im Korpus ist.

Bei ScanProfi machen wir genau diese Übersetzungsarbeit: Papier in Pixel, Aktenmeter in durchsuchbare PDFs, Hängeregister in indexierte Datensätze. Was ich in knapp acht Jahren in diesem Geschäft beobachte, ist ernüchternd: Das Thema landet in den seltensten Fällen in einer Strategiephase. Es taucht meist erst auf, wenn ein anderes Projekt davorsteht – eine SAP-Migration, eine GoBD-Prüfung, ein Umzug, ein Wasserschaden im Archiv. Selten ist es ein bewusster Schritt nach vorn. Häufiger eine Reparaturmaßnahme nach hinten.

Vielleicht ist das auch ein deutsches Phänomen. Wir sind ein Land, das Pflichten gerne erfüllt und Bestände ungern hinterfragt. Wenn etwas zehn Jahre aufbewahrt werden muss, wird es zehn Jahre aufbewahrt. Was danach passiert, ist erstaunlich oft: nichts. Es bleibt liegen. Manche Firmen bewahren Steuerunterlagen seit den Achtzigern auf, weil sich niemand traut, sie wegzuwerfen, und niemand Lust hat, sie zu sichten. Die Akte ist die deutsche Form der Demenz: Sie weiß noch alles, aber niemand fragt sie.

Vielleicht sollten wir, bevor wir die nächste KI-Initiative ausrufen, einmal kurz in den Keller gehen. Da liegt das eigentliche Datenproblem. Und es liegt da nicht erst seit gestern.

* Maxime Werner ist Head of Online Marketing bei der MH Scan & Print GmbH, zu der auch der Scandienstleister ScanProfi gehört.